- 1. Pré-requisitos: antes de mais nada, para organizar um concurso literário, é preciso atender aos seguintes requisitos básicos:
1.1 - Comprometimento: a partir do momento em que você (pessoa física ou instituição) lança o edital de um prêmio e se dispõe a receber e avaliar obras literárias, precisa ter comprometimento para cumprir o que foi estabelecido neste edital - em relação a prazos, prêmios e outros detalhes. O comprometimento é essencial para que qualquer concurso siga adiante.
1.2 - Organização: um atributo indispensável para qualquer atividade. É necessário fazer um planejamento, um orçamento, redigir o regulamento, estabelecer um cronograma e cumprir os prazos estabelecidos no edital, entrar em contato com os jurados, divulgar o concurso, definir uma logística para o envio das premiações. Muitos concursos têm na organização um de seus principais atrativos, pois os autores sentem-se seguros para participar.
1.3 - Respeito: o respeito aos autores está relacionado ao comprometimento, mas vai além. Não basta cumprir o prometido em edital, é indispensável que os organizadores de um concurso literário mantenham um canal aberto de comunicação com os autores (antes e depois do resultado), que publiquem os textos premiados conforme foram enviados (ou que discutam com os autores possíveis alterações), que não cobrem taxas de inscrição ou de publicação (façam inscrições pela internet, publiquem e-books, aceitem apenas inscrições regionais, procurem apoio - enfim, procurem alternativas, mas não cobrem dos autores!).
1.4 - Comunicação: em primeiro lugar, é preciso redigir com clareza o regulamento. Além disso, é indispensável manter um canal aberto de comunicação com os autores. Tanto para tirar as dúvidas antes das inscrições quanto para cumprir o que foi estabelecido em edital e evitar mal entendidos ou outras reclamações. Para isso, deve ser criado um e-mail específico ou algum dos responsáveis deve assumir esta função e fornecer seu contato no edital. As falhas de comunicação são responsáveis por grande parte das reclamações e, provavelmente, por grande parte das eliminações ocorridas nos concursos literários.
1.5 - Praticidade: os organizadores de concursos devem pensar na maneira de deixar o concurso mais acessível ao máximo de pessoas. Sendo assim, devem evitar ao máximo as complicações burocráticas ou gastos excessivos. Em alguns casos, justifica-se o envio de um CD ou encomenda registrada, mas o excesso de impressões, o envio por SEDEX e outras práticas dificultam a vida dos autores e podem ser substituídas por um formulário online. Além disso, é necessário informar-se sobre as regras dos correios antes de estabelecer regras arbitrárias e que também dificultam as inscrições - há muitas agências, por exemplo, que não aceitam enviar envelopes sem identificação do remetente.
1.6 - Imparcialidade: o ideal é que os organizadores do concurso não estejam envolvidos no julgamento dos textos e que possam receber as obras e encaminhar, sem qualquer identificação dos autores, para a comissão julgadora. Se não for possível, é necessário colocar em julgamento o mérito literário, deixando de lado os contatos e amizades. Esse texto podia ser incluído no atributo respeito, mas merecia um tópico próprio.
1.7 - Generosidade: o concurso literário presume o foco na produção literária e nos autores e obras selecionados. Pode-se destacar a iniciativa de tal pessoa ou instituição, pode-se destacar o evento em que este concurso está inserido, mas é reprovável a realização de um concurso literário com foco na autopromoção. Ficam como exemplo os concursos em que os autores são obrigados a citar um nome ou marca, aqueles em que os autores são obrigados a adquirir uma obra específica para comentar e os que publicam antologias repletas de textos dos membros da instituição e incluem uma compilação das obras premiadas ao final do livro. Esse texto também podia ser incluído no atributo respeito, mas merecia um tópico próprio.
1.8 - Transparência: os autores têm o direito de receber todas as informações referentes a alterações no regulamento, alterações nos prazos, adiamento ou até mesmo cancelamento do concurso. Estas situações podem estar fora do controle dos organizadores, mas os meios de comunicação estão ao alcance de todos e não há justificativa plausível para não levar ao conhecimento do público o andamento do concurso e de suas etapas ou os impedimentos que vierem a aparecer.
- 2. Planejamento: Após avaliar os pré-requisitos básicos, os organizadores podem começar a planejar o concurso através das seguintes definições:
2.1 - Título do concurso: nome da instituição, homenagem a autor(a), relacionado ao tema...
2.2 - Verba para realização: recursos próprios, apoio, patrocínio, parceria...
2.3 - Gêneros a concurso: contos, crônicas, poesias, romances...
2.4 - Especificidades: tema específico, exigência de ineditismo, limite de caracteres/páginas...
2.5 - Prêmios: livros, dinheiro, eletrônicos, troféus, medalhas, diplomas, certificados...
2.6 - Publicação dos selecionados: livro impresso, e-book, no site, em jornal, em revista, exposição durante evento...
Importante colaboração de Roberto Klotz:
Muitos editais exigem a cessão de direitos autorais, sem especificar que se trata apenas dos direitos autorais patrimoniais, de publicação e/ou reprodução. Isso implica em uma impossibilidade jurídica, pois os direitos autorais morais, de criação, são intransferíveis.
Para se adequar à legislação, os editais e contratos de edição devem especificar a cessão dos direitos de publicação da obra, por um determinado prazo ou com uma determinada tiragem.
2.7 - Forma de inscrição: pessoalmente, correio, e-mail, formulário no site...
2.8 - Canal de comunicação: e-mail, formulário no site...
2.9 - Comissão julgadora: autores, professores, membros de academias de letras...
2.10 - Evento de premiação: local, data, atrações...
2.11 - Regulamento: regras, ficha de inscrição, dados do autor, autorização para publicação...
2.12 - Espaços para divulgação: blog, site, e-mail, redes sociais, assessoria de imprensa, blog concursos literários...
- 3. Cronograma e pré-produção: a partir destas definições, os organizadores podem estabelecer um cronograma, definir prazos para cada atividade de pré-produção (fechar parcerias, conseguir apoio de empresas, inscrever o concurso ou evento em algum edital de incentivo à cultura, definir comissão julgadora e outras atividades citadas acima) e definir todos os detalhes para, enfim, poder tirar as ideias do papel.
- 4. Elaboração do regulamento: a última fase da pré-produção é a redação do regulamento. Este deve ser redigido com muita clareza, definindo todas as regras, requisitos e especificidades da premiação. Um regulamento bem escrito pode poupar a organização da maior parte da reclamações direcionadas a concursos literários.
- 5. Divulgação: assim que estiverem com tudo pronto para começar a receber inscrições (canais de comunicação abertos, regulamento definido e claro, comissão julgadora a postos, prêmios definidos e em mãos, verbas empenhadas para despesas com correios, impressão, etc), os organizadores devem alterar o foco para a divulgação. Nesta fase, podem enviar releases para a imprensa e para sites e revistas com conteúdo literário, enviar o regulamento para o blog concursos literários e outros sites que são referência na área e fazer uso das redes sociais para alcançar um público maior.
- 6. Inscrições e triagem: quando as inscrições começarem a chegar, é necessário fazer uma triagem com muito cuidado, principalmente se houver mais de uma categoria. O regulamento deve ser redigido de forma a facilitar esta triagem (com inscrições de categoria e gênero no envelope, no formulário ou no assunto do e-mail). Além disso, é preciso verificar se o processo de inscrição está funcionando e, se necessário, realizar mudanças no regulamento, estender os prazos e notificar os autores cujas inscrições não foram realizadas por erros no sistema de inscrição.
- 7. Julgamento: ao enviar as obras para a comissão julgadora, os organizadores podem definir critérios específicos de avaliação, formas de avaliação (sistema de notas, discussão até definir um consenso, etc) ou podem deixar a decisão para os jurados sem qualquer indicação. Só recomenda-se que as obras sejam enviadas sem identificação do autor, para evitar favorecimentos. Os maiores concursos costumam pagar cachê para os jurados, como mais um atrativo para os profissionais reconhecidos e que podem engrandecer o concurso. Uma outra prática comum é convidar vencedores de anos anteriores para participarem da comissão julgadora.
- 8. Resultados: após o resultado, todos os selecionados devem ser comunicados imediatamente, até para confirmar dados para envio dos prêmios, confirmar presença na possível cerimônia e outros trâmites. Mas, além disso, os organizadores podem enviar um comunicado aos outros participantes, informando o resultado e agradecendo pela participação.
- 9. Premiação: em relação ao possível evento de premiação, os organizadores devem marcar com antecedência o local, divulgar bem o evento e tentar reunir os premiados para um troca de experiências com os autores locais. Alguns concursos bancam passagens, hospedagem e alimentação para os premiados, mas isso tem um custo que deve ser bem avaliado. Dependendo do caso, os organizadores podem optar entre cobrir todos os custos, oferecer uma ajuda de custos fixa aos os autores selecionados (ao invés de cobrir todos os gastos) ou inovar, com a presença virtual dos autores, através de webcam online, vídeos gravados ou chat virtual.
- 10. Envio dos prêmios: caso não possam entregar os prêmios pessoalmente, os organizadores devem providenciar o quanto antes o envio destes para os autores. Se o prêmio consiste na publicação em antologia, os organizadores devem definir prazos para diagramação, finalização do projeto gráfico e lançamento da obra. Os autores devem ser comunicados do prazo final e de possíveis adiamentos.
- 11. Balanço e experiência: ao final de todo o processo, é interessante fazer um balanço de tudo que deu certo e tudo que não deu certo, para aproveitar as experiências adquiridas e fazer ainda melhor nos anos seguintes. Também é importante elaborar um arquivo com os contatos de apoiadores, parceiros e participantes, para facilitar as diligências para as futuras edições do concurso.
